ZiriEdu Partners

În sectorul educațional în rapidă evoluție, instituțiile din regiunea MENA sunt sub presiune imensă să digitalizeze operațiunile, gestionând în același timp bugete restrânse și o supraveghere regulamentară tot mai strictă. ZiriEdu Partners, un furnizor de educație de dimensiuni medii din Amman, Iordania, s-a confruntat cu o criză tot mai mare: sistemele sale legacy on-premise deveneau o povară, împiedicând scalabilitatea și expunând organizația la riscuri de conformitate. Odată cu adoptarea cloud-ului devenită o imperativ strategic, conducerea a recunoscut că o abordare tradițională de tip lift-and-shift ar perpetua doar ineficiențele existente.

Intern, echipele administrative erau copleșite de procese manuale. În fiecare zi, angajații jonglau cu nenumărate conversații pe Slack, Teams și e-mail, încercând să capteze manual acțiunile și termenele. Această abordare fragmentată a dus la angajamente ratate, muncă duplicată și un sentiment general de epuizare operațională. Departamentul IT era suprasolicitat, petrecând 70% din timp pe întreținere de rutină în loc de inițiative strategice. Lipsa unui sistem unificat de flux de lucru a făcut ca sarcinile critice să fie adesea pierdute, cauzând întârzieri în proiecte și erodând încrederea părților interesate.

• Canale de comunicare disparate, cauzând pierderi de sarcini critice și follow-up-uri inconsistente.
• Infrastructură legacy incapabilă să suporte eficient instrumentele de învățare la distanță și colaborare.
• Procese manuale de introducere a datelor și raportare, ducând la rate ridicate de eroare și eșecuri la audit.

MentoraX a implementat AI Workflow Automation (LigoFlow) pentru a rezolva haosul operațional al ZiriEdu. Soluția a început cu un audit arhitectural cuprinzător, cartografierea tuturor sistemelor existente, canalelor de comunicare și fluxurilor de date. Acest audit a informat un plan de implementare personalizat care a prioritizat câștigurile rapide și scalabilitatea pe termen lung. Asistenții GenAI și capabilitățile NLP ale LigoFlow au fost configurate să capteze angajamentele din conversațiile de pe Slack, Teams și e-mail, extragând automat acțiunile, termenele și responsabilii. Acestea au fost transformate în elemente de lucru urmăribile în platformă, cu aprobări și notificări automate asigurând responsabilitatea.

Implementarea a fost executată în faze pe parcursul a 8 luni. Faza 1 s-a concentrat pe integrarea LigoFlow cu instrumentele de comunicare existente și CRM-urile, stabilind o sursă unică de adevăr pentru sarcini. Faza 2 a introdus fluxuri de lucru automatizate pentru aprobări și notificări, reducând follow-up-urile manuale. Faza 3 a implicat migrarea datelor și fluxurilor de lucru în cloud, valorificând arhitectura SaaS scalabilă pentru a asigura disponibilitate și performanță ridicate. Pe tot parcursul proiectului, inginerii frontend și backend ai MentoraX au personalizat platforma pentru a răspunde nevoilor specifice ale ZiriEdu, iar pipeline-ul de implementare de la prototip la producție a asigurat o tranziție lină cu perturbări minime.

• Faza 1: Integrarea cu Slack, Teams și sisteme CRM, permițând captura automată a sarcinilor din conversații.
• Faza 2: Fluxuri de lucru automate pentru aprobări și notificări în timp real, reducând timpul de coordonare manuală cu 50%.
• Faza 3: Migrare completă în cloud cu infrastructură scalabilă, atingând o disponibilitate de 99,9% și reducând costurile de infrastructură cu 30%.

Impactul strategic al implementării LigoFlow a fost imediat și măsurabil. În primul trimestru, ZiriEdu a înregistrat o reducere cu 40% a costurilor administrative, ceea ce înseamnă peste 1.200 de ore economisite lunar. Automatizarea sarcinilor de rutină a permis personalului să se concentreze pe activități cu valoare adăugată, cum ar fi dezvoltarea curriculumului și implicarea studenților. Costurile de infrastructură au scăzut cu 30% după migrarea în cloud, iar noua arhitectură scalabilă a poziționat ZiriEdu pentru creștere viitoare fără cheltuieli de capital semnificative.

Dincolo de câștigurile financiare, transformarea culturală a fost profundă. Echipele care erau odată izolate și copleșite operează acum cu un flux de lucru unificat și transparent. Datoria tehnică legacy a fost eliminată, înlocuită de un mediu rezistent, nativ în cloud. Satisfacția angajaților s-a îmbunătățit pe măsură ce povara introducerii manuale a datelor și a follow-up-urilor a dispărut, iar organizația se mândrește acum cu o cultură proactivă, bazată pe date. Succesul acestui proiect a făcut din ZiriEdu un etalon pentru transformarea digitală în sectorul educațional din regiunea MENA.

• Reducere cu 40% a costurilor operaționale, cu peste 1.200 de ore economisite lunar.
• Finalizarea sarcinilor cu 50% mai rapidă datorită fluxurilor de lucru automatizate și notificărilor în timp real.
• 99,9% disponibilitate a sistemului după migrare, asigurând servicii educaționale neîntrerupte.